„Getting Things Done“ на Дейвид Алън (издадена в България под заглавието „Да задвижим нещата“) е класическа книга за продуктивност, която е прераснала в методология, серия от обучения и услуги. Наскоро я препрочетох и си припомних защо е сред любимите ми книги: защото от нея научих едно от най-полезните неща в целия ми професионален живот.

Мозък

Всички знаем какво е това на картинката по-горе, но дали го използваме оптимално?

Много често не.

Замислете се как протича денят ви и какво се случва, когато се появи нова задача или когато колега ви даде поредните указания, които „да имате предвид“. Опитвате ли се да ги запомните?

Колко неща имате вкъщи, които трябва да се поправят, изхвърлят или подредят „някой ден“? Колко често се сещате за тях?

Според Дейвид, повечето хора се опитват да запомнят прекалено много неща, които имат за вършене, когато би било по-просто и лесно да си ги запишат някъде. Всичко, което стои в главата ни и което трябва да помним, според него ни затормозява излишно и отнема от умствения капацитет, който можем да ползваме за по-добро взимане на решения, за да сме по-креативни или просто за да си починем с ясен ум, в който не изникват постоянно мисли като „Кога беше срокът на онази задача?“ или „Днес да не забравя да купя хляб!“

Много често ползваме мозъка си като това…

Бележник

а той върши много по-добра работа, ако го ползваме като…

Компютър

Книгата продължава, като предлага в детайли система, която позволява да управляваме времето си и да сме сигурни, че ще ни подсеща кога какво да свършим. В противен случай няма как да постигнем желаното спокойствие на ума, защото постоянно ще се притесняваме да не забравим да свършим нещо. Накратко, това, което научих от книгата и прилагам ежедневно, откакто я прочетох:

  1. Всяка мисъл, задача и идея, която ми мине през ума, си записвам веднага – най-често в телефона, защото ми е винаги подръка. (Ако ме видите да го правя по време на лекция, събитие или докато си говорим с някого, вече знаете защо. 🙂 )
  2. Веднъж дневно преглеждам всички записани задачи.
  3. Ако нещо от списъка може да се свърши за по-малко от 5 минути, го върша веднага.
  4. Ако отнема повече време, го класифицирам и му отделям подобаващо внимание, когато дойде периодът от деня, през който работя по съответния тип задачи.

Струва си да прочетете цялата книга (ако вече не сте го направили), но дори и само да придобиете навика никога да не се опитвате да помните каквото и да било освен да си записвате всичко и редовно да преглеждате списъка, гарантирам ви, че ще станете много по-спокойни и продуктивни, а току-виж ви се освободило и повече време.