Разсейват ли ви, докато работите?

Докато четях купчинката e-mail новинарски бюлетини, за които съм абонирана, попаднах на тази статия, с която съм съгласна – и аз всеки ден изпитвам ефекта от постоянното прекъсване на работата ми чрез разнообразни технологични средства. Макар че част от работата ми е именно да поддържам контакт с колегите в страната чрез instant messaging и e-mail, фактът, че обикновено хората не знаят какво правя в момента, дали нямам важна задача или не разговарям с някой друг, водят или до струпвания на 4-5 души едновременно, които искат да ми кажат нещо особено спешно, или до дни, в които чакам нещо да се случи, а такова няма (и, за лош късмет, точно тогава се случва през офиса да мине някой, чиято оценка за труда ми не ми е безразлична, и у него да остане съмнението, че по цял ден само си седя на бюрото и не върша нищо). Затова реших да си систематизирам основните правила, чрез които се справям с прекъсванията и не допускам да ме превърнат в нервна и щураща се насам-натам личност, за която в края на деня се оказва, че е започнала 6-7 задачи, а не е довършила нито една. Надявам се да бъдат полезни и на някой друг, а и да ми напомнят какво точно да правя, ако случайно забравя.

  • Рутинните задачи се вършат в определеното за това време, преди всичко останало, което е възникнало на момента. Например, отчета за извършената през седмицата работа пиша винаги в понеделник сутринта на следващата седмица. Ако има задачи за понеделник, те следват след написването и предаването на отчета.
  • Останалите задачи се вършат според крайните срокове за всяка – най-спешна е тази с най-близък краен срок. Ако краен срок не е зададен или ако има еднакви такива, работя според реда на определяне на задачите – първо тази, която е била възложена първа.
  • Държа си постоянно отворен текстов файл за бележки, в който записвам всякакви нахвърляни неща, които не пасват някъде другаде. Не пиша на листчета, тъй като работя много по-бързо с клавиатурата, отколкото пиша на ръка. Ако ме прекъснат, записвам във файла какво съм правела в момента и докъде съм стигнала. По този начин по време на прекъсването не се налага да помня тези неща, а след него се връщам към тях точно оттам, където съм спряла работата си.
  • Правило за instant messenger: работи винаги, когато съм в офиса, като показва актуалното ми състояние. Ако съм със статус „away“ или „busy“, това означава, че наистина съм заета или не съм на бюрото си. Ползвам Miranda, като съм настроила прозорците с нови съобщения да мигат в областта до часовника на лентата със задачите – така не пропускам нищо, но и не ми изскачат по няколко прозореца едновременно точно когато съм най-натоварена. Когато съм свободна, отговарям поред на всички заприказвали ме.
  • Правило за e-mail: настроила съм клиента да проверява за нова поща на всеки 10 минути. Когато получа такава, отговарям незабавно.
  • Правило за телефоните: звъни ли, вдигам. Ако звъннат едновременно стационарен и мобилен, вдигам този, който е звъннал първи. Ако говоря по единия и звънне другият – sorry, не прекъсвам разговора. Ако, обаче, пиша mail или говоря в IM, прекъсвам, за да вдигна телефона. След края на бъркотията, ако е останало пропуснато обаждане с видим номер на опиталия да ми се обади, му звъня аз.
  • Ако ме търсят едновременно по няколко комуникационни канала, отговарям в следния ред:
    1. човек, който си е направил труда да влезе в офиса и стои пред мен;
    2. телефон;
    3. instant messenger;
    4. e-mail;
    5. поща на хартия.

А вие как се оправяте в комуникационния хаос?

Comments

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *

Този сайт използва Akismet за намаляване на спама. Научете как се обработват данните ви за коментари.

С използването на този сайт се съгласяваш с употребата на бисквитки. още информация

Този сайт използва бисквитки и събира анонимни статистически данни за посещаемостта. С използването на сайта се съгласяваш с употребата на бисквитки.

Затваряне